Papierloses Büro – wo kann ich einsparen?

Lose Blätter liegen zerstreut auf dem Boden, auf dem Schreibtisch stapeln sich meter hohe Aktenberge, die dem Mount Everest alle Ehre machen und die Regale neigen sich unter der Last der Aktenordner bereits nach vorne. Die Lösung: Paper einsparen! Aber wie?

Rund 244 Kilogramm Papier pro Jahr verbraucht jeder Deutscher im Jahr. Nach Angaben des WWF verbraucht Deutschland damit so viel Papier wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen. Das allein ist schon ein Grund, den Papierverbrauch im Büro zu reduzieren und papierlose Büros einzurichten. Auch Kosten können mit weniger Papier eingespart werden. Aber ist ein papierloses Büro überhaupt möglich?

 

Papierloses Büro und die Vorteile

Papierlose Büros haben sicherlich ihre Vorteile. So werden Ordner, Mappen oder sogar Archive überflüssig. Das spart Platz und Kosten. Zudem können – wenn mit dem Digitalisieren alles ordnungsgemäß klappt – gespeicherte Dateien schneller und effizienter gefunden werden.

Bei der Bewältigung der Tagesgeschäfte als auch gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, anderen Unternehmen und Behörden kann mit einem papierlosen Büro zudem Zeit eingespart werden. Die angeforderten Unterlagen sind schneller zusammengestellt und können so schneller rausgegeben werden. Auch kann z.B. auf Anfrage von Kunden oder Behörden schneller auf Informationen zurückgegriffen werden.

Papierlose Büros können zu wertvollen Einsparungen bei Material-, Personal- und Zeitressourcen führen.

 

Einsparungen von Papier

Ob es je zur Arbeitsplatzgestaltung kommen wird, sodass im Büro vollkommen papierlos gearbeitet werden kann, das kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht beantwortet werden. Dafür gibt es noch zu viele Gewohnheiten und Arbeitsweisen in Büros, die ohne den Ausdruck auf Papier noch nicht auskommen. Auch lassen sich Texte in gedruckter Form in der Regel besser in ausgedruckter Form lesen. Zudem gibt es sensible Dokumente wie z.B. Verträge, Rechnungen oder andere rechtlich bindende Dokumente, die gegebenenfalls in Papierform archiviert werden müssen.

Es gibt jedoch einige Möglichkeiten den Verbrauch von Papier im Unternehmen zu reduzieren sowie Papierberge zu vermeiden. Hier ein paar Beispiele:

• Für die interne Kommunikation, Tagesordnungen, Protokolle u.ä. ein mobiles Gerät (z.B. Tablet) nutzen und nur ausdrucken, wenn digital nicht praktikabel
• Wenn möglich bereits eingehende Unterlagen von anderen Unternehmen etc. in digitaler Form anfordern
• Visitenkarten digitalisieren und dann wegwerfen
• Nur Zeitschriften abonnieren, die für die Arbeit tatsächlich gebraucht werden; zudem gibt es vieles auch schon im Internet zu finden
• Alles wegwerfen, was keinen Zweck mehr erfüllt oder was bereits digital verfügbar ist. Aufgehoben werden sollte nur das, was tatsächlich als Dokumentation oder Nachschlagewerk genutzt werden kann
• Ein betriebsinternes Intranet anlegen für die interne Kommunikation und/oder ein digitale Wissensdatenbank als Nachschlagewerk
• Auch Dokumentenscanner wie ein Scansnap helfen dem Anwender papierlose Büros zu fördern

Das wichtigste ist demnach umstellen und digitalisieren, um so viele Dokumente in die elektronische Form zu transformieren.

Der Einstieg in papierlose Büros: Checkliste

Der Übergang zu (fast) papierlosen Büro kann aber nicht von heute auf morgen stattfinden und bedarf der Vorbereitung. Hier ein paar Tipps auf was geachtet werden muss:

• Zunächst einmal sollte der Papierverbrauch im Büro oder im gesamten Unternehmen geprüft werden, um festzustellen, welche Ausdrucke tatsächlich sein müssen und welche auch digital möglich wären
• Es sollte auch darüber nachgedacht werden, ob sich papierlose Büros überhaupt eignet bzw. ob es Vorteile bringt – wer unter anderem oft im Archiv nach Dokumenten suchen muss, ist mit einem digitalen Archiv bestens ausgerüstet
• Gedanken gemacht werden muss sich auch über die Festplatten- und Serverkapazitäten; es muss überlegt werden, welche Investitionen noch getätigt werden müssen
• Der Aufwand darf nicht unterschätzt werden: so sind es in den meisten Fällen nicht nur ein paar Papiere, die eingescannt werden müssen, sondern ganze Aktenberge. Zudem müssen die Dateien so geordnet und übersichtlich abgelegt finden, so dass sie schnell wieder gefunden werden. Das heißt, es müssen längerfristig nachvollziehbare Namen für die Dateien angelegt werden und es muss darauf geachtet werden, dass Doppelbezeichnungen vorkommen
• Gerade in der Anfangsphase muss mit kleinen und großen Schwierigkeiten gerechnet werden, denn die Umstellung auf papierlose Büros kann schon eine Herausforderung darstellen – nur nicht den Mut verlieren!
• Es sollte einen Verantwortlichen geben, der sich um die Umsetzung kümmert und gegebenenfalls mit Experten spricht

 

Und welche Ideen zur Reduzierung von Papier habt ihr?

Zur weiteren Inspiration und humoristischen Ergänzung möchten wir mit Euch das folgende Video teilen, ohne die Ernsthaftigkeit untergraben zu wollen.

Video: Frauentausch – Sparen am Klopapier

Quellen der Inspiration: Weil das Internet ein Ort der Ideenübertragung ist, finden auch wir manche inhaltlichen Ideen im digitalen  Netzwerk, so wie dort und hier.